工作联络单管理制度

 目的为了加强本集体内各单位或各部门之间的沟通协作,增强执行力,及时完 成各项经营计划任务,提高工作效率,建立高效的合作团队,促使集团公司内 部有效的协调、沟通更有规范性、时效性、责任性以及可追溯性,特制定本管 理制度。

 适用范围

 本制度适用于本集团公司内各分子公司、各职能部门之间各项工作的协作 管理。

 定义

 3.1《工作联络单》:指将集团内部所有单位或部门之间所产生的工作协作事 项进行书面化规范管理的一种表格。(详见附件一《工作联络单》)

 《工作联络单》印有统一流水编号,一式三联。

 3.2.1第一联:发文人存根联,三联同时送交收文人确认签名。

 3.2.2第二联:受文人存根联,工作协作完成后送交发文人验收确认及评价。

 3.2.3第三联:人力资源部存根联,对受文人执行工作协作及完成情况进行存 档备查、考核。

 4.职责

 4.1发文单位:对《工作联络单》上所要求协作完成的工作事项要进行及时的 追踪与监督。

 4.2受文单位:受文单位负责人对《工作联络单》上要求协作完成的工作事 项,要按照规定时间及规定要求完成,对完成过程实施监控管理。

 4.3人力资源部:人力资源部负责每月统计各部门发出的《工作联络单》,对 受文部门工作协作完成情况作出评价并进行绩效考核。

 5.作业规范

 5.1《工作联络单》使用管理范围

 5.1.1部门之间协调、沟通相关事宜,不能立即解决,需要隔天以后才能给予 反馈或解决的,须使用《工作联络单》,通过沟通立即可以解决的不需要使用 联络单。

 5.1.2总经办督办工作事项须使用《工作联络单》,要求相关部门责任人给出 明确的解决问题或完成任务的时间,并签字表示认可。

 5.1.3各类专项会议议定的事项,可通过《工作联络单》由相关责任部门落 实。

 5.1.4其他相关事宜、当事人双方认为有必要使用《工作联络单》作为双方协 商结果的依据或作为备忘录的,可使用联络单。

 5.1.5经联络双方协商,无法达成一致意见的,联络方将其联络事宜提交集团 行政人事分管副总或董事长后形成最终解决方案,用《工作联络单》要求双方 签字确认。

 5.1.6要求对方达成的结果和质量等内容较多,《工作联络单》空格不够填写 或不能解释明白的,可用附页加以说明。

 5.1.7《工作联络单》正式使用以后,各部门原使用的联络、沟通单据、形式 仍然有效,《工作联络单》不能代替原有工作程序中所使用的单据。

 《工作联络单》使用管理流程

 5.2.1发文单位负责人可直接向发文内容涉及到的相关单位或部门提交《工作 联络单》,受文单位对需要协作处理的工作事项没有异议的,受文人须签字接 受工作任务。如有异议,由双方共同商讨确定协作处理工作事项的方法和时 间,若遇到受文单位或部门受文人不予配合发文单位的可直接报总经办处理。

 5.2.2受文人确认无误后,在受文人意见栏上填写自己按照发文人的要求承诺 按期完成协作事项的意见。

 523双方签字确认后《工作联络单》各执一份,作为核查、跟踪的备忘录。

 另一份交人力资源部进行备案统计,人力资源部每月末对《工作联络单》上受 文人实际工作完成情况作出评价并进行绩效考核。

 5.2.4发文单位有权对受文单位协作处理的工作事项进行全程跟踪与监督,对 受文单位协作完成的工作进度随时掌控,提前发现问题,必要时可发放《工作 催办单》,(详见附表二《工作催办单》)。同一件要求协作处理的工作事 项,发文人发放两次以上《工作催办单》的,在第三次时必须知会总经办,每 一次都必须将《工作催办单》复印件交人力资源部备案。

 5.2.5《工作联络单》上需要协作处理的工作事项完成后,由发文单位在《工 作联络单》上记录或评价完成结果如何,将结果交人力资源部作为对受文人绩 效考核考评的依据。

 《工作联络单》回文时间管理规定

 5.3.1所有发文、签收、回文时间应在《工作联络单》每个环节发生时以当时 时间为准进行填写。

 5.3.2要求回文时间根据发文内容的轻重缓急而定,原则上最短不低于半个工 作日,最长不得超过 3个工作日(含),一般要求在48小时内做回文处理

 5.3.3受文单位因发文单位《工作联络单》协作完成工作事项,涉及材料采

 购、材料运输、安装所需时间较长的,双方可根据实际时间合理确定回文时

 间,不受以上回文时间限制。

 534发文人必须在《工作联络单》要求回文时间到期后 4个工作小时内进行

 跟进稽核。

 《工作联络单》管理效力

 5.4.1《工作联络单》一旦使用,即可作为工作协作事宜双方承诺的依据,根 据本制度管理规定,对双方的行为具有约束作用。一旦因受文单位接受任务者 没有按照承诺完成工作协作任务的,受文单位接受任务责任人负直接责任。按 照责任追究条款追究当事人的责任,接受任务责任人的直接上级负连带责任, 并作为考核的依据。

 5.4.2发文单位将《工作联络单》发出后,若未面对面或电话跟催,或没有发 《工作催办单》进行跟催的与受文单位负同等责任。

 《工作联络单》与追加《工作联络单》

 5.5.1《工作联络单》受文单位接受人接受任务后因为突发事件或其他原因, 导致不能按期完成工作联络协作事项时,受文单位必须在要求回文时间到达前 半个工作日(即4个小时)内,及时与《工作联络单》发文单位发文人重新协 商,填写一份反《工作联络单》,否则按拒不执行处理。

 5.5.2《工作联络单》原发文人接受后,双方签字确认。原《工作联络单》失 效,反《工作联络单》对双方行为具有约束作用,原《工作联络单》和反《工 作联络单》都需要妥善保管,以备核查。

 5.5.3所有《工作联络单》申请延时完成工作事项延时次数不能超过两次

 (含)。

 6. 责任确定

 6.1《工作联络单》经双方签字确认后,由于受文单位接受人没有如期完成联 络工作协作事项的,《工作联络单》发出人要做好详细记录,要求接受部门填 写好反馈单,保存原始资料完整。

 6.2《工作联络单》联络协作事项没有完成经董事长周例会追究责任以后,该 项工作按照确定的责任部门需要追加《工作联络单》 ,重新填写《工作联络

 单》并确定完成时间,报人力资源部备案。

 6.3应该使用《工作联络单》而没有使用《工作联络单》造成工作或项目未如 期完成,或对工作结果造成实质性影响的,由原部门承担责任。

 6.4月末人力资源部将《工作联络单》所有未完成的协作事项及推诿责任等情 况以书面形式报告董事长,由董事长作出最终处理结果。

 6.5由人力资源部将处理结果通报双方当事人执行处罚决定。

 7.违规处罚

 7.1发文人或受文人未按《工作联络单》相应栏目规定要求认真填写的,处罚

 20元/次。

 7.2受文人未按《工作联络单》要求时间完成的,处罚 50元/次。超时处罚5

 元/时(按正常上班工作小时计算),超时一个工作日的处罚 40元/次。另其

 本月部门绩效考核指标“部门间工作协作”项,成绩为 0分。其上级分管领导

  TOC \o "1-5" \h \z 承担连带责任,本月部门绩效考核指标“部门间工作协作”项,成绩为 0分。

 7.3发文人将《工作联络单》发出后,若未面对面或电话跟催,或没有发《工 作催办单》进行跟催的,或发文人未按《工作联络单》要求回文时间到期后 4

 个工作小时内进行跟进稽核的,处罚 50元/次。另其部门绩效考核指标“部门

 间工作协作”项,成绩为 0分。其上级分管领导承担连带责任,本月部门绩效 考核指标“部门间工作协作”项,成绩为 0分。

 7.4受文人未按《工作联络单》发文内容进行回复或拒不执行的,处罚 100元

 /次。另其部门绩效考核指标“部门间工作协作”项,成绩为 0分。其上级分

 管领导承担连带责任,本月部门绩效考核指标“部门间工作协作”项,成绩为 0分。

 7.5受文人未按《工作联络单》规定时间申请延期完成的,处罚 50元/次。

 7.6受文人对《工作联络单》应完成事项延时申请次数超过两次(不含),记 警告一次,处罚100元。

 7.7受文人对所有未完成的《工作联络单》事项,须列入其当月绩效考核指标 项目内执行绩效考核。

 7.8凡一个月内3次未按《工作联络单》承诺标准或时间完成任务者,公司将 根据协作事项的严重程度决定给予降级、降薪、或免职处罚。

 附则

 本制度由企管部负责解释和修订。

 本制度经董事长批准发布后实施。

 本制度自下发之日起实施。

 附表

 9.1 附表一《工作联络单》

 9.2 附表二《工作催办单》

 附表三《工作联络单管理流程图》

 附表三:

 工作联络单管理流程图

 | | |发文部门/发文

 董事长 人力资源部 丨 受文部门/受文人 1

 i 丨 人

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